个人发函时需要注意以下要点:
格式规范
题头:使用黑体或加粗三号以上字体,明确标明“关于×××的函”。
正文:使用四号字仿宋字体,内容应简洁明了,表达清晰,用词准确,避免歧义、错别字及语法错误。
结尾:根据双方关系选择合适的敬语,如“此致敬礼”等。
落款:注明发函人姓名、联系方式,以及发函日期,右对齐。
内容准确
明确函件的目的和用途。
指出需要对方提供的协助内容。
如有需要,可提供保证或承诺。
表达期望对方给予支持的愿望。
称呼恰当
对对方机构全称进行称呼,如“市政园林局”、“广州大学”,不加“致”或“你好”等字眼。
联系信息
提供联系人信息,包括姓名和电话,如有多个联系人,请以空格分隔。
附件处理
如随函发送附件,应确保附件内容清晰、完整,并在正文中提及附件。
专业审查
如需专业法律顾问的协助或审查,在撰写及发送前最好咨询专业人士。
正本保存
保存好收函单位的正本,方便日后查证和备案。
请根据具体情况调整上述要点,以确保函件的专业性和有效性。